Cada vez mais, a gestão do tempo é algo de extrema importância na rotina diária das pessoas e das empresas. Fazer uma boa administração do tempo é fundamental para garantir o andamento das atividades de forma eficiente. Por outro lado, a má gestão do tempo pode trazer diversos prejuízos para a empresa, afetando a produtividade, os prazos de entrega, produtos com baixa qualidade e principalmente falta de credibilidade frente aos clientes. 

Mas como identificar se você está fazendo uma má administração do seu tempo? Preste atenção nos seguintes questionamentos: 

Se estes questionamentos fazem parte do seu dia a dia, continue lendo nosso artigo e confira algumas dicas que podem ajudar você a melhorar a gestão do tempo e obter ganhos para sua empresa.  

Antes de continuar a leitura, tenha em mente que não é tempo que nos falta, o que provavelmente está faltando é o controle em relação as nossas atividades. É necessário identificar recursos que auxiliem na melhor maneira de administrar o tempo e realizar as tarefas de forma organizada e otimizada. 

Organize seu espaço/ambiente de trabalho 

A primeira orientação para ir em busca da boa gestão de tempo é, pensar sobre a sua rotina e organizar seus documentos e arquivos de uma forma que facilite o encontro deles. Os documentos e papéis físicos podem ser armazenados em pastas com divisórias; os arquivos online salvos em pastas no computador renomeadas de maneira que você consiga localizar facilmente; as anotações podem ser feitas em cadernos, blocos, agendas físicas ou online. Essa organização vai facilitar para que você não perca tempo procurando arquivos em todos os locais, pois saberá exatamente onde eles foram arquivados e salvos. 

Liste suas atividades 

Faça uma lista diária ou semanal das atividades que precisam ser executadas. Essa lista pode ser feita antes de encerrar seu expediente, assim no dia seguinte você já iniciará sua rotina com a relação de tarefas pré-determinadas. As listas podem ser criadas em blocos ou cadernos ou, para quem é adepto as tecnologias, em aplicativos de organização como por exemplo: o Trello, Google keep ou Evernote. 

Defina uma ordem de importância para suas tarefas 

Você já parou pra pensar que o que nem sempre o que é importante é urgente. Ou que o que é urgente, raramente é importante? 

Aqui nossa dica é a utilização de uma ferramenta chamada MATRIZ GESTÃO DO TEMPO. Ela serve para organizar e executar as atividades de forma mais eficiente possível, priorizando o que é realmente importante para o negócio.

A matriz divide as tarefas por importância e urgência nas atividades, de forma bem visual e simples de entender.

Quer fazer download desta ferramenta, clique na imagem abaixo:

Execute as tarefas uma de cada vez 

Quando uma tarefa é iniciada ela deve ser realizada até o fim para dar início a outra. Provavelmente, você já deve ter iniciado várias tarefas e não conseguiu terminar nenhuma delas. Isso acontece porque não conseguimos manter a concentração e acabamos perdendo o foco quando estamos com muitas coisas para fazer ao mesmo tempo. No final, demoramos mais para realizar e, por vezes, tendo que refazer as mesmas atividades. 

Automatize os processos 

Diversas ferramentas já foram criadas com o objetivo de otimizar o processo nas empresas. Ferramentas como agendas de tarefas, listas, sistemas de alertas em softwares de gestão podem trazer muito benefícios para a organização.  

O sistema ERP da Colet possui um módulo de alertas que dispara diretamente para o e-mail de cada pessoa, de forma automática, lembretes e informações que podem auxiliar na priorização e organização das atividades a serem executadas. Leia mais sobre esse módulo no artigo – Receba as principais informações de sua empresa diretamente no seu e-mail.

Seguindo essas dicas você vai conseguir fazer uma melhor gestão do seu tempo e ser mais produtivo. Gostou dessas informações? Quer contribuir com sugestões de assuntos para os próximos artigo? Clique aqui e nos envie suas contribuições!