A informação em conjunto com recursos tecnológicos é uma necessidade para o funcionamento tático, estratégico e operacional de qualquer empresa. Para vencer no mundo dos negócios, é preciso saber obter a informação como ferramenta estratégica de competitividade. Precisamos saber onde encontrar a informação, como apresentá-la e como usá-la, assim como é fundamental conhecê-la.

 

Precisamos estar sempre atentos ao que acontece fora e dentro das organizações. Conhecer ao máximo a organização onde atuamos é uma forma de nos destacarmos dos demais. Espera-se do gestor que ele possua a habilidade de tomar decisões rápidas e precisas, tal atitude dependerá da velocidade e da qualidade com que a informação chega até ele.

 

A necessidade de recebermos a informação “sob a forma e tempo adequados”, nos leva a refletir a importância de obtermos a informação real, assim como a necessidade de obtermos a informação em tempo suficiente para a tomada de decisão.

A partir do momento que recebemos uma informação correta, em temo hábil, estamos aumentando nossa capacidade de conhecimento, permitindo assim  que desempenhemos nossas atividades de forma mais segura, seja no âmbito operacional, tático ou estratégico.

Humberto Lesca, em seu artigo – “Administração Estratégica da Informação” afirma que “As empresas que desenvolvem uma administração da informação de maneira eficaz fazem parte do grupo de empresas de maior desempenho. Estas empresas dominam a concorrência.”

Segundo Lesca, as empresas que não se preocupam com a administração da informação, passam por um processo de degradação do desempenho, sem que elas se dêem conta disto. Lesca afirma ainda que, “uma empresa pode melhorar significativamente seu desempenho a partir do desenvolvimento de um processo de administração da informação com orientação estratégica, a fim de obter vantagem competitiva.”

Segundo Spencer, há duas formas de se obter a vantagem competitiva:

– ser único

– ser diferente

Não basta ser único ou diferente, é preciso que esta diferença ou unicidade seja desejada pelos seus clientes. A vantagem competitiva que não gera valor para seus clientes, não é vantagem, é desperdício. A vantagem competitiva precisa ser sustentável. Se a empresa não tem como manter a vantagem competitiva ao longo do tempo, então ela não dura, e conseqüentemente a empresa perde tal diferencial de mercado.

Para atuarmos com vantagem competitiva, é preciso, seguirmos quatro passos:

1º – Fique de olho na concorrência

Para garantir a sua vantagem competitiva, é preciso, ficar de olho nos seus concorrentes, desta forma, você terá como detectar o que eles estão preparando, e antecipar uma possível cópia ou diferenciação que está por acontecer.

2º – Faça a diferença

Só há três maneiras de sua empresa se manter no mercado:

– copiar;

– inovar;

-revolucionar

Cópia é o que seus concorrentes tentarão fazer com a sua vantagem competitiva.

Inovar é melhorar continuamente o seu diferencial, mantendo ou aumentando a distância de seus concorrentes.

Revolucionar é tornar-se o único fornecedor de um produto ou serviço. Após a revolução, você poderá melhorar continuamente o seu serviço.

3º Bote a boca no mundo

Diante do fato de que você é detentor de alguma vantagem competitiva, anuncie,faça chegar até o seu cliente este diferencial. Faça com que o seu público conheça a sua vantagem competitiva.

4º Cumpra o prometido

Faça com que o que você anuncia seja entregue. Nunca prometa algo que você não pode fazer.

 

A importância da informação nas organizações

Segundo Lesca, existem três grupos de empresas:

O primeiro grupo é formado por empresas que buscam administrar a informação de forma estratégica, fazendo da informação uma arma competitiva.

O segundo grupo é formado por empresas que não administram a informação de maneira estratégica, mas que começaram a dedicar certo grau de esforço neste sentido, no entanto, estes esforços são dispersos, obtendo-se assim resultados inferiores aos que poderiam ser atingidos.

E o terceiro grupo é formado por empresas que não atuam na administração da informação, e que de certa forma, não dão importância a esta questão. Estas empresas ainda são muitas, no entanto tendem a diminuir, pois em algum momento, elas perceberão o erro que cometem e evoluirão, ou simplesmente desaparecerão do mercado.

As empresas são sistemas abertos, possuem relação com o meio em que atuam, por isso devem organizar seus processos e informações geradas assim como as informações captadas do seu ambiente de atuação.

A gestão moderna defende que as tomadas de decisão devem se basear ao máximo em informações.

Segundo Palioni, a informação é o ingrediente básico das tomadas de decisões, mas se por uma lado as empresas não funcionam sem informação, por outro é preciso saber usar esta informação. Desta forma, quanto mais importante for a informação para a empresa, e quanto mais rápido for o acesso a esta informação, mais facilmente esta empresa alcançará seus objetivos.

Segundo Reis, para que haja eficácia na gestão da informação é necessário que o fornecimento de informações relevantes, com qualidade, precisa, transmitida para o local certo, no tempo correto, com um custo apropriado e com facilidade de acesso por meio de seus usuários autorizados.

Zorrinho (1995) afirma que “Gerir a informação é, decidir o que fazer com base em informação e decidir o que fazer sobre a informação. É ter a capacidade de selecionar dum repositório de informação aquela que é relevante, para uma determinada decisão e, também, construir a estrutura e o design desse repositório.”

Dentro de uma organização, a informação deverá acompanhar os níveis gerenciais, e devem ser disponibilizadas de acordo com a sua hierarquia.

Estratégico: neste nível, são tomadas decisões estratégicas, que pensam  o futuro da organização. O nível estratégico deve receber informações gerais do funcionamento da organização como um todo, assim como informações relevantes ao mercado em que atuam. Tais decisões geram atos com efeitos duradouros, como por exemplo, a construção de uma nova fábrica, o lançamento de um novo produto, e outros. Para tais decisões precisamos de informações internas e externas.

Tático: neste nível, são tomadas decisões táticas, que produzem efeitos à médio prazo e de menor impacto na estratégia da organização. Tais decisões devem se basear em informações sintetizadas por unidade departamental, de um negócio ou de uma atividade da empresa.

Operacional: neste nível, são tomadas decisões operacionais, que produzem efeito nas atividades operacionais do dia-a-dia da empresa. Tais decisões devem se basear em informações com maior nível de detalhes e com menor abrangência.

Poderíamos fazer uma analogia com uma universidade, onde o Professor(operacional) se preocupa com uma determinada sala, o Coordenador(tático) se preocupa com o curso que coordena e o Diretor(estratégico) se preocupa com todos os cursos que dirige.

 

Características importantes da informação

Algumas características importantes da informação são:

• Atualização;
• Cobertura;
• Qualidade;
• Disponibilidade;

Atualização: refere-se a necessidade da informação ser atualizado. Pior do que não ter informação, é ter uma informação desatualizada.

Cobertura: refere-se a necessidade da informação cobrir uma área específica qualquer que tenha relevância para a organização. De nada adianta termos um amontoado de informações, atualizadas, se tais informações não apresentam relevância para o negócio da organização.

Qualidade: refere-se a necessidade de termos informações com fontes confiáveis, informações que poderão ser utilizadas sem medo nos processos de tomada de decisão. E acima de tudo, informações completas.

Disponibilidade: refere-se a necessidade que a organização tem de disponibilizar suas informações para as pessoas certas. De nada adianta a organização investir na captação da informação se não consegue distribuí-la.

 

Informação como Capital

Considera-se que a informação tem o papel de capital, pois possibilita o fornecimento de produtos ou serviços diferenciados. Para Nolan, o capital não é um conceito contábil, ligado à propriedade de ativos fixos, mas sim um conjunto de fatores econômicos que contribuem com o seu valor para a construção de riquezas, fazendo a informação parte deste capital.

Para gerir a informação como capital, devemos observar os aspectos:

• Coleta;
• Organização;
• Processamento;
• Comunicação;
• Utilização

Coleta: identifica como a empresa extrai as suas informações, sejam informações internas (oriundas da própria organização) ou informações externas (oriundas do meio externo à organização). Como criar pontos de capitação desta informação, receber informações do mercado, de clientes, de fornecedores e dos concorrentes.

Organização: identifica como a empresa deverá organizar as informações que obteve durante a coleta, tais informações devem ser organizadas em formatos adequados para que possam ser facilmente analisadas.

Processamento: identifica como a empresa analisa as informações que recebe. A análise deve ser realizada por meios e instrumentos apropriados, muitas vezes softwares.

Comunicação: identifica como a empresa deve facilitar o acesso a informação por parte de seus colaboradores. Tal comunicação deve ser feita de forma simples, no entanto devemos nos atentar para que as informações estejam sendo disponibilizadas para as pessoas certas.

Utilização: identifica como a empresa deve aplicar as informações que tem, assim como o resultado da análise destas informações, em suas decisões estratégicas.

 

A cultura de Informação de uma empresa

Dividem-se as empresas em quatro tipos, de acordo com a cultura de “Informação” que adotam, sendo:

Cultura Funcional: os gestores usam a informação como forma de exercer influência e/ou poder sobre os outros.

Cultura da Partilha: a confiança mútua, entre gestores e demais colaboradores, permite que todos utilizem a informação como forma de melhorar seus desempenhos.

Cultura da Indagação: os gestores e demais colaboradores procuram as informações para entender melhor o futuro e as formas de mudar a própria atitude, para alinhar-se com as tendências previstas.

Cultura da Descoberta: gestores e demais colaboradores estão abertos á novas perspectivas em relação às crises e mudanças radicais.

Por outro lado, ainda é possível encontrarmos organizações com comportamento disfuncional da informação, tais comportamentos podem prejudicar as organizações, tendo em vista que ocorrem em empresas que possuem obsessão pelo controle, os administradores não buscam novas informações quando se deparam com um problema, mas utilizam as mesmas informações já empregadas em problemas anteriores.